Gastautor
Allem Gerede über digitales Bezahlen zum Trotz ist Bargeld immer noch wichtig. Auch die Bundesbürger hängen an Scheinen und Münzen. Ganz auf Bargeld zu verzichten, ist für die überwiegende Mehrheit der Deutschen keine Option. 88 Prozent wünschen sich einer Umfrage der Bundesbank zufolge, auch in Zukunft mit Scheinen und Münzen zahlen zu können. Bargeldintensive Betriebe werden allerdings der deutschen Finanzverwaltung auch immer wichtiger. Bei Betriebsprüfungen hat sie ein besonderes Augenmerk auf das vom Unternehmer geführte Kassenbuch, welches oftmals im System einer „elektronischen Registrierkasse“ oder „PC-Kassensystem“ geführt wird. Von offenen Ladenkassen bzw. Kassen in Papierform ganz zu schweigen.
Aufgrund einer Gesetzesverschärfung Ende 2016 und eines Anwendungserlasses vom Bundesministerium der Finanzen aus dem Sommer 2018, „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“, ist bei der Kassenbuchführung besondere Achtsamkeit geboten.
Das bedeutendste Aufzeichnungssystem in bargeldintensiven Betrieben ist das revisionssichere, in elektronischer Form geführte Kassenbuch.
In den gängigen Kassensystemen werden bereits sämtliche Kasseneinnahmen über die Kasse täglich festgehalten. Aufgrund der Gesetzesverschärfung sind aber auch die Kassenausgaben täglich zu erfassen. Kleine Wareneinkäufe, Vorschüsse an Mitarbeiter und besonders Abschöpfungen für die Bank- oder Tresoreinzahlung, sind in dem Kassensystem aufzuzeichnen. Ansonsten ist man gezwungen ein weiteres revisionssicheres Kassenbuch täglich aktuell zu führen. Gelingt es dem Franchiseunternehmen, sämtliche Aufzeichnungen ordnungsgemäß bereits in der elektronischen Registrierkasse oder dem PC-Kassensystem zu führen, ist kein zusätzlich geführtes Kassenbuch nötig.
Führt man das Kassenbuch nicht täglich, macht man sich nach dem neuen Gesetzeswortlaut angreifbar: Eine Überprüfung durch die Finanzverwaltung kann durch eine Betriebsprüfung stattfinden, aber auch durch die seit 2018 neu eingeführte Kassennachschau – eine unangekündigte Kassenüberprüfung durch einen Finanzbeamten vor Ort während des laufenden Geschäftsbetriebes.
Sämtliche Grundaufzeichnungen sollten deshalb ordnungsmäßig im elektronischen Kassensystem erfasst werden. Es sollten hierfür Kassensysteme genutzt werden, die die besonderen Anforderungen des § 146a AO in Verbindung mit § 1 KassenSichV erfüllen sowie sämtliche Geschäftsvorfälle aufzeichnen, die gewöhnlich in einem Kassenbuch erfasst werden. Es liegt dann kein formeller Mangel in der Buchhaltung vor, da die Aufzeichnungen der Geschäftsvorfälle durch das elektronische Kassensystem zwangsläufig aktuell und daher auch täglich geführt werden.
Kommen Sie in einer Betriebsprüfung oder Kassennachschau nicht bereits durch formale Mängel „in Rückenlage“, seien Sie vorbereitet!
Zum Autoren: Aristidis Poursanidis ist Steuerberater und Geschäftsführer der FRANTAX, einer ausschließlich auf Franchisesysteme spezialisierten Steuerberatungsgesellschaft. FRANTAX verbindet die Vorteile aus zwei Welten – die klassische Beratung im gesamten steuerlich und betriebswirtschaftlich relevanten Spektrum und die konsequent digitale Umsetzung der Leistungsprozesse und betreut Franchiseunternehmen im gesamten Bundesgebiet. Aristidis Poursanidis ist Assoziierter Experte im Deutschen Franchiseverband.
